Konstituering

Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand og kasserer, som skal være 3 forskellige personer. Derudover skal rollerne som sekretær, PR- ansvarlig og webredaktør besættes.

Roller

Formandens rolle er at

• • Repræsentere bestyrelsen udadtil
  • Udarbejde dagsorden for møderne
  • Indkalde til og lede møderne
  • Sikre at meddelelser fra Haveselskabet og Afdelingen udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer.

Næstformandens rolle er at

• • Træde i stedet for formanden ved dennes fravær.

Kassererens rolle er

• • Løbende at holde bestyrelsen orienteret om kredsens/afdelingens økonomiske stilling samt opstille årsregnskab, der indsendes til sekretariatet og præsenteres på generalforsamlingen.

(Se særskilt vejledning for kasserere i Haveselskabet)

Sekretærens rolle er at

• • Udarbejde referat af bestyrelsesmøder og videresende det til bestyrelsen.

Webredaktørens rolle er at

• • Holde kredsens hjemmeside a jour.
  • Indsende kommende arrangementer til Haveselskabet med henblik på offentliggørelse i magasinet Haven.
  • Vedligeholde kredsens side på Facebook.

PR-ansvarliges rolle er at

* Sørge for annoncering i dagspresse og andre medier.

Arbejdsdeling – pligter, opgaver og ansvar

Ud over formandens, næstformandens og kassererens opgaver deltager alle i bestyrelsen i udvikling af nye arrangementer og i at finde spændende haver, vi kan invitere medlemmerne til at besøge.

Møder

Bestyrelsen holder møde minimum hvert kvartal, og det forventes, at alle bestyrelsesmedlemmer møder velforberedte. Det er vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer oplever, at de kan komme til orde, og det er vigtigt at alle prioriterer, at det skal være en positiv og god oplevelse at være medlem af bestyrelsen.

Suppleanter inviteres til at deltage i alle møder, dog uden stemmeret.

På første møde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig og planlægger årets første møde. Kommende møder aftales på det foregående møde. Herefter indkalder formanden til møderne med minimum 8 dages varsel.

Aftales der ikke andet, er formanden mødeleder, og han/hun sikrer, at der træffes beslutninger eller konklusion på de enkelte emner, som behandles på mødet.

Ekstraordinære møder kan indkaldes af formanden eller af mindst halvdelen af bestyrelsen.

Møder kan afholdes som telefon møder ved opkald til fx 81 11 12 13 eller som webmøder ved at bruge www.appear.in

Ved bestyrelsesmedlemmers mærkedage sendes en erkendtlighed.

Dagsorden bestyrelsesmøder

1. Godkendelse af dagsorden

2. Godkendelse af referat fra sidste møde

3. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer

4. Status og evaluering af afholdte arrangementer

5. Status, forventninger og planlægning omkring kommende arrangementer

6. Gennemgang af økonomi

7. Næste møde og punkter hertil

8. Eventuelt

En gang om året drøfter vi i bestyrelsen indholdet i forretningsordenen og foretager eventuelle tilpasninger. Derudover afholder vi en gang om året en selv-evaluering, hvor vi drøfter, hvad der går godt, og hvad der måske kunne gøre på en anden måde. Det kan handle om trivsel i bestyrelsen, opgavefordeling, afholdelse af arrangementer osv.

Årshjul

Hvert år inden udgangen af februar afholdes generalforsamling for medlemmerne. I starten af maj holdes et plantemarked i Birkelunden. I løbet af sommeren afholdes en dagsudflugt sammen med kredsene i Thy. Derudover afholdes hvert efterår i august et plantemarked i fællesskab med kredsene i Thy. I november inviteres til julearrangement, og vi inviterer til mindst 2 havebesøg på en sæson, hvoraf ét holdes i fælleskab med kredsene i Thy. I vinterperioden ønsker vi at kunne præsentere medlemmerne for mindst 2 foredrag eller workshops, inden for et aktuelt emne af haveinteresse, hvoraf ét arrangeres i fælleskab med kredsene i Thy.

Generelt

Bestyrelsesmøder afholdes under private former, hvor vi forsøger at mødes hos hinanden på skift.

_____________________ ______________________ ________________________

Formand Næstformand Kasserer

_____________________ ______________________ ________________________

Sekretær Web-ansvarlig PR-ansvarlig